Stress, imprévus, réaménagement d’agenda, désignation des prestataires sont autant de tâches révélant qu’une conférence est un véritable défi. Réussir cette dernière nécessite une préparation minutieuse et rigoureuse qui doit servir à définir entre-autres les objectifs, la date, etc. Découvrez 6 conseils pour bien organiser une conférence à succès.
1. Définir le thème et les objectifs de la conférence
Planifiez-vous la tenue d’une conférence dans la capitale française ? Tâchez en premier lieu de cibler un sujet central captivant. C’est important de définir le thème afin de pouvoir transmettre à l’auditoire un message impactant le jour J de votre séminaire à Paris.
Pour susciter de l’intérêt pour votre réunion de travail, il est conseillé de choisir une thématique d’actualité qui va vraiment accrocher les invités. Privilégiez un thème qui évoque un besoin spécifique des participants et qui les édifie sur un plan pratique.
Ensuite, définissez les objectifs globaux et intermédiaires de votre conférence. Que gagnent les participants à la fin de l’entretien ? La réponse à cette question centrale va vous aider à dégager les buts de l’évènement. Par la même occasion, cela vous permet de savoir comment orienter les débats pour justement parvenir à vos attentes.
2. Fixer une date
Le succès de votre conférence dépend fortement de la date à laquelle vous décidez de l’organiser. Programmer celle-ci un lundi ne constitue probablement pas une bonne idée. En effet, ce jour marque pour la plupart des employés et employeurs le début d’une nouvelle semaine de travail.
Pour certains, il faut mettre cette journée à profit pour finaliser certains dossiers ou se pencher sur un projet. Pour d’autres, il est toujours plus agréable de commencer la semaine en douceur. D’un autre côté, si vous pensez à faire tenir ladite conférence un vendredi, ceci n’apparaît pas non plus comme une idée opportune. Pour beaucoup, ce jour correspond à un départ en week-end après une semaine bien remplie.
Si ce sont les salariés qui s’avèrent être votre cible, il vaut mieux privilégier un mardi, un mercredi ou un jeudi. Dans le cas où il s’agit des jeunes étudiants, optez pour un samedi matin.
3. Trouver un lieu adéquat et les prestataires
Le lieu adéquat susceptible d’abriter une rencontre publique doit répondre à certains critères. Il est important qu’il soit spacieux pour contenir tous les participants. Des locaux exigus ont le désavantage d’envoyer une mauvaise image de vous ou de votre société.
Un autre paramètre à prendre en compte ici est l’accessibilité dudit lieu. Il est conseillé de choisir un endroit qui peut être rallié facilement par au moins deux moyens de transport (ferroviaire, routier, aérien, etc.).
De plus, il convient de choisir un lieu qui se trouve dans les environs du trajet travail/domicile ou école/domicile des participants. Enfin, privilégiez un cadre propre, calme et favorable à la concentration.
Dans l’arrondissement de Paris se trouvent de nombreux lieux atypiques qui peuvent accueillir votre conférence. Sélectionnez celui qui convient à votre budget.
Par ailleurs, n’oubliez pas de recourir à un photographe (si vous comptiez communiquer après l’événement). Contactez également l’agence d’hôtes/hôtesses (pour accueillir agréablement les invités) et l’entreprise de location de matériel (écran, projecteur, etc.).
4. Choisir les intervenants de la conférence
Les intervenants sont les personnes conviées à votre rendez-vous et qui vont animer les différents débats au cours de la conférence. Leur choix doit être fait avec précaution. Si votre budget le permet, invitez une tête d’affiche qui a une grande aura dans la localité. Si vous parvenez à identifier le bon interlocuteur, son nom suffit pour remplir la salle
Votre budget ne vous permet-il pas de faire venir une personnalité de renom ? Dans ce cas, appuyez-vous sur des personnes qui sont expertes du sujet qui sera développé. Leur parfaite connaissance du thème va permettre aux participants de repartir très heureux avec le sentiment d’avoir véritablement gagné quelque chose.
L’autre point qui demeure important à considérer pour choisir les intervenants, c’est la diversité de leur profil. Cela permet de faire avancer le débat au cœur de la conférence et surtout d’aborder tous les aspects cruciaux.
5. Communiquer autour de la conférence
Très peu de personnes viendront à votre conférence organisée dans la ville lumière si vous communiquez insuffisamment. La communication commence par l’impression et l’envoi des invitations. Il est préférable de faire cela trois semaines avant l’événement.
Vous pouvez prendre par la presse, les réseaux sociaux, la radio pour annoncer la tenue de votre conférence. Des affiches sur les panneaux publicitaires sont aussi une bonne idée pour faire connaître l’événement qui se prépare. Une semaine avant la conférence, envoyez un message aux participants pour leur rappeler la date de celui-ci.
6. Faire une révision générale la veille
La veille de la conférence, faites un point général des préparatifs. Rendez-vous à la salle où va se tenir l’événement et vérifiez si tous les apprêts sont effectivement au point (la lumière, la propreté de l’enceinte et des toilettes, etc.).
Ensuite, recontactez les prestataires pour savoir s’ils ont rencontré une quelconque difficulté qui pourrait nuire au bon déroulement de la conférence. Briefez les équipes concernées et pensez aux mots d’introduction et de clôture de l’évènement.
Le succès d’une conférence est la résultante d’un processus de préparation méthodique. La présence d’intervenants charismatiques et une communication appropriée peuvent concourir à cette finalité.
